3分でわかる納品書と受領書の違いとは？金額が必須ではないって本当？共通点や類似書類も事務員ライターが詳しく解説

ライター／れおな=007

会社員として勤務する傍ら執筆活動を続けるWEBライター。事務職としての経験が長く、それを踏まえたジャンルが得意分野。同僚とは日常生活と関連づけた切り口でコミュニケーションを取る、表現の研究家。

納品書と受領書のざっくりとした違いは？

商品やサービスのやりとりには欠かせない納品書と受領書の違いはご存知でしょうか。本項ではそれぞれの書類がどのようなものなのか、ざっくりとした記載内容を比較していきます。

納品書：納品した商品やサービスの明細が示された書類

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納品書とは、納品した側が発行する商品やサービスの明細が示された書類のことです。そのため商品やサービスの個数、いつ誰が納品したかが示されています。このことにより、確実な取引を行ったという証明を残しているのです。

受領書：商品やサービスを受領したことを示す書類

受領書は商品やサービスを確かに受領したことを示す書類で、不備なく取引が完結したことを証明するものです。具体的にはどのような商品いくつ、いつ誰が受け取ったかが明示されています。そのため納品書と同時に発行され、受領印を押して返すという形式もあるでしょう。

納品書や受領書は誰が何のために発行する？

取引において納品書や受領書は、発行される目的が違います。本項では両者の発行主や発行する目的を比較し、発行することによって生まれるメリットも詳しく比較していきましょう。

納品書：商品やサービスを納品する側がその明細として

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商品を納品する側が納品書を発行するのは、商品やサービスを納品する際その詳細を受け取る側が把握できるようにするためです。まず商品が納品された段階では全容をすぐに把握でき、発注数と納品数が整合するかの確認ができます。またいつ納品されたものかがわかることで商品の回転がわかり、代金のやりとりの際にも納品書を使った確認が可能です。

つまりどのような商品をいくつ渡すかを納品書によって明示することで、受け取る側の管理がしやすくなります。

受領書：商品やサービスを受領した側がその証明として

商品受け取ったりサービスを受けたりした側は、確かにその商品やサービスを受領したことを証明するために受領書を発行します。いつ誰が受領したかを明らかにしておくことにより、商品やサービスが確実にやり取りされたという記録を残せるのです。

このことにより商品配送時の紛失や納品の漏れがないことが確認でき、特に同じ商品やサービスを繰り返し発注している場合も確実性を持たせられます。

納品書や受領書に金額がいらないって本当？

納品書や受領書において商品名や数量、発行日の記載は必須ですが、金額は必ずしも必要ではありません。なぜなら納品先によってやり取りする商品の金額が異なっている場合、何らかの事故によって外部に漏洩して問題になるリスクがあります。また納品書と請求書との金額に差異があり、トラブルが生じることも考えられるでしょう。

請求書が別途発行される場合はこれらの危険性を回避するために、納品書や受領書に金額を載せないケースがあります。もちろん領収書はお金そのものの取引に関する書類なので、金額は必須項目です。

納品書と受領書の共通点は？

ここまで納品書と受領書の違いについて解説しましたが、これらは共通点も多い書類です。本項ではそれぞれの書類の共通点について簡単に解説していきましょう。

1.必ずしも発行の義務はない

取引の際に用いる納品書や領収書は、必ずしも発行義務がある書類ではありません。なぜならこれらの書類には発行するメリットがあるものの、請求書をもって一元的な確認ができるケースがあるからです。もちろん近年のペーパーレス化にともない、紙の納品書や領収書を避けるケースも見られます。

2.発行されたら保管義務がある

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取引において納品書や受領書が発行された場合、法的に一定期間の保管義務が生まれます。なぜなら取引が正確になされており納税が正しく行われていることを証明する根拠となり、万一のトラブルの際にも確認が取れるからです。基本的には法人は7年とされており、状況によっては保管年数が変わることもあります。

納品書や受領書に似た言葉は？

ここまで納品書や受領書についての解説をしてきましたが、商品やサービスの取引においては似たような書類について耳にしたことがある方も多いのではないでしょうか。本項では両者に類似する書類について、簡単に説明していきましょう。

1.お買い上げ明細書：購入した商品の詳細が記載された書類

お買い上げ明細書とは購入した商品について記載された書類のことで、ほとんど納品書と同じ意味で扱われます。特に消費者に発行する納品書として扱われることが多く、柔らかい印象を持たせた表現です。

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2.領収書：代金の受領を示す書類

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領収書は商品やサービスの代金が支払われた際に、その受領を証明する書類です。そのため必ず金額が記載されて支払った側に渡されます。会社や受け取った人の印鑑が押されることが多いですが、必ずしも必須ではありません。ただし領収書の偽造防止の観点から、印鑑はまだまだ使われています。

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3.請求書：商品やサービスの代金を請求する書類

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請求書とは商品やサービスの代金を請求するために、納品した側が発行する書類です。当然のことながら請求する商品やサービスの金額が明示されており、支払い方法が記載されていることもあります。また請求書は納品書を兼ねていることも多く、コンビニの振り込み用紙がついたものもその具体例です。

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納品書は商品を渡す側、受領書は商品を受け取る側がそれぞれ発行するが法的扱いは類似している

ここまで比較したきたとおり納品書は商品を渡す側、受領書は商品を受け取る側がそれぞれ発行する書類です。必ずしも発行義務がある書類ではないものの、発行したら受け取った側に保管義務が生まれます。これらの書類があることにより取引におけるトラブルを回避または小さく済ませられ、会社の信用にもつながっているのです。