「株式会社」と(株)の違いとは？領収証やメールに(株)はOK？文学部卒のライターが詳しくわかりやすく解説

ライター／海辺のつばくろ

顧客への請求書を作成する時に、(株)を使って先輩に注意されたことのある文学部卒のライター。

「株式会社」と(株)の表記の違いについて

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「株式会社」と(株)という表記は同じもののように考えられるかもしれません。特に、パソコンなどで入力業務をしている際に「かぶ」とひらがなで入力すると、自動的に"(株)"と変換されることがほとんど。両者の表記の違いについて、詳しくみてみましょう。

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「株式会社」は正式名称

「株式会社」はその会社の正式な名称を表します。公的な書類に登記する際には、会社の正式な名前を記載しなくてはいけません。会社法という法律に従い「株式会社〇〇」もしくは「〇〇株式会社」と登録する必要があるのです。登記された商号が正式な名称となるので、「株式会社」と付く場合は法的に正しいと認められていることになりますね。

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(株)は略称

(株)は「株式会社」を省略したものです。会社の名称を登記する際に"(株)"という、かっこでくくった形では使用できないという決まりがあります。正式な名称ではないので、社名を略称で書くと相手先に失礼になることがあるのです。

「株式会社」を使う例

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「株式会社」を使う必要のある場面はどのような時でしょうか。主に相手先の社名を正式に書くようなビジネスシーンで使われると考えられますね。

その1.相手先への文書やメール

「株式会社」を使う例としては、相手先に文書やメールを送る時があげられます。請求書や見積書、領収証などに「株式会社〇〇」などのように顧客名として社名を記載しますね。また、メールで連絡する際などに、担当の方宛に「〇〇株式会社　〇〇様」と記載することもあるかもしれません。正式な社名でないと相手先を下に見ているような傲慢さが感じられ、印象を悪くする恐れがあります。

その2.相手先の宛名

相手先が顧客である場合、書類を郵送したり荷物を宅配便などで送付することもあるでしょう。文書に記載するのと同様に、宛名書きをする際に「〇〇株式会社　御中」と正式名称で記入すると失礼にあたりません。

その3.就職や転職に関する書類

就職や転職活動をしているのであれば、相手先に宛名書きをして履歴書や職務経歴書を郵送する機会があるでしょう。正式名称「株式会社」を書くのは、相手先に対して当然のことですね。

では、直接関わりがないと思われるのに、履歴書の職歴や職務経歴書に「〇〇株式会社」と記入する必要があるのはなぜでしょうか。これは、履歴書や職務経歴書が正式な書類であるからです。正式な書類には略称はふさわしくないと考えられています。もし、"(株)"を入れたら、「注意力がない人、常識がない人」とイメージを持たれ、採用を決めるのに不利になる場合があるということです。

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(株)を使う例

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ビジネスシーンで、(株)を具体的に使う例を見てみましょう。相手先に見えない社内で完結する書類や、自社のデータなど外部に見せる必要のないものに対して略称で済ませることが多いようです。

その1.パソコンにデータ登録

得意先名簿や経理の得意先台帳などのデータの作成や保存に、パソコンを使う企業が増えています。順番に並べ替え、必要なデータを探すなどは手書きよりも楽です。パソコンで入力する際に(株)と略称で入力できるので、いちいち「株式会社」と入れるのは面倒な場合がありますね。このようなデータは外部で使うことがないため、(株)の略称で問題ないでしょう。

その2.電話などのメモ書き

相手先から電話があった時に担当者が不在だった場合、電話があったことをメモして渡すことがありますね。手書きで「株式会社　〇〇様」とメモ書きするよりも、「(株)〇〇様」と書いた方が素早く書けますし、スペースも必要としないのでは。また、メモを外部の方に見せることはほとんどないでしょう。この場合も略称で構いません。

領収証に(株)を使うと失礼にあたる？

得意先のデータと連動して領収証などが作成できるシステムについて、(株)などの略称で設定されているタイプも。スペースを省略でき、社名の長い会社も入力できるのがメリットです。本来なら略称は失礼ですが、ユーザー側から設定を変更するのも大変でしょう。

システムの都合なのであまり気にしない企業もあるようですが、相手側から指摘されないよう対策する方法もあります。領収証などの文書の空いている部分に「本来なら株式会社や有限会社と表記すべきところを、システムの都合上省略形にした失礼をご容赦ください」などとメッセージを印刷するやり方も。ルールを厳格に守るには難しいので、予防策を考えることをおすすめします。

(株)は自社についてなら社外の文書にも使っていい？

自社について(株)を使っても良いかどうかはケースバイケース。自社を略称とすることで、相手先を立ててへりくだっているという考え方もできます。しかし、相手企業に厳格な方がいる場合、「自社のことを(株)と書くなんて、手抜きをした」という印象を持つ場合も。よほどのことがなければ、自社のことも正式名称で「株式会社」と書いた方が無難ですね。